In Gesprächen mit Geschäftspartnern erlebe ich immer wieder, dass vielen Unternehmern die Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) gar nicht richtig bewusst sind. Da ich mich schon seit über zehn Jahren mit dem Thema beschäftige, sind mir viele Vorteile bewusst und bei meiner täglichen Arbeit auch schon selbstverständlich.
Außerdem gibt es tatsächlich noch Unternehmer, die ein DMS immer noch für zusätzliche Arbeit halten und sich den Vorteilen verschließen. Klar, wenn ich die Vorteile nicht nutzen möchte, dann ist der Aufwand zusätzliche Arbeit.
Aber ist es nicht mit allem so? Warum sollte ich ein Buch zum Thema Mitarbeiterführung lesen, wenn ich dann sowieso nichts daraus anwenden will? Dann war das Lesen zusätzliche Arbeit, die gar nichts bringt.
Nun aber zu den Vorteilen, die ich an dieser Stelle gerne mit Ihnen teilen möchte, und zwar:
- Die Vorteile in fünf Kategorien zusammengefasst
- Fünfzig (50!) Vorteile im Einzelnen
- Vorteile aus den unterschiedlichen Sichten im Unternehmen (Geschäftsführung, Einkauf, Vertrieb etc.)
A. Höhere Effizienz, Produktivität und Transparenz
Im Vergleich zu einer papierbasierten Ablage bietet eine Softwarelösung Ihren Mitarbeitern optimalen Zugriff auf die Geschäftsdokumente. Dadurch ist ein schneller und reibungsloser Informationsfluss gewährleistet. Statt ihre Zeit mit (sinnlosen) Suchen zu vergeuden, können sich Ihre Mitarbeiter auf die Aufgaben konzentrieren, die den Unternehmenserfolg steigern. Das Suchen teuer und nervig ist, habe ich in Suchen kostet Zeit und Geld und Suchen kostet Zeit und Nerven schon ausführlich beschrieben.
B. Reduzierung der Kosten
Geringere Kosten bei der Dokumentenablage – ja, auch diesen Punkt sollten Sie nicht vernachlässigen. Schließlich benötigen Sie Aktenschränke und Ordner für die Dokumentenablage. Und vor allem Personal, welches die Dokumente sortiert und abheftet. Und Sie müssen sich auch noch Gedanken machen, wie Sie die Dokumente ablegen. Denn ohne System finden Sie gar nichts mehr. Laut Studien wird ein Dokument im Durchschnitt bis zu fünfmal kopiert. In manchen Unternehmen noch öfter. Durch den Umstieg auf ein elektronisches DMS senken Sie die Kosten für Papier, Drucker, Toner, Versand und Personal.
Weitere Einsparungen ergeben sich durch die Erhöhung der Servicequalität in Ihrem Unternehmen. Dadurch steigern Sie nicht nur die Kundenzufriedenheit, sondern auch die Mitarbeiterzufriedenheit. Dadurch senken Sie zwangsläufig auch die Beschwerden und die Reklamationen. Dies wirkt sich wiederum positiv auf Ihren Gewinn aus.
C. Datensicherheit und Compliance
Bei manchen Unternehmern ein unliebsames Thema. Aber durch ein DMS ganz leicht zu bewältigen. Mit einem DMS können Sie den Zugriff auf sensible Daten viel besser kontrollieren. Ein Rechte- und Sicherheitensystem hilft Ihnen hierbei. So erfüllen Sie ganz nebenbei wichtige Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten. Und das ohne nennenswerten Mehraufwand. Umfragen belegen, dass im Durchschnitt bis zu fünf Prozent der Unterlagen in einem Unternehmen falsch abgelegt sind oder gar verloren gehen.
D. Katastrophenschutz für Ihr Unternehmen
Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, welche Folgen Katastrophen wie beispielsweise Feuer und Wasser für Ihr Unternehmen haben? Mit einem elektronischen DMS können Sie Ihre Daten auch außerhalb des Unternehmens aufbewahren und so die Dokumente im Schadensfall schnell wiederherstellen. Laut einer Studie müssen sieben von zehn Unternehmen innerhalb von drei Wochen Insolvenz anmelden, wenn ihre Geschäftsunterlagen (Papier) zerstört werden.
E. Zukunftssicherheit Ihres Unternehmens
Ein weiterer, meiner Meinung nach sehr wichtiger Punkt ist die Zukunftssicherheit Ihres Unternehmens. Durch den Einsatz moderner Informationstechnologie wird Ihr Unternehmen für Ihre eigenen, aber auch für neue Mitarbeiter viel attraktiver. Durch die Vermeidung unnötiger und vor allem monotoner Arbeitsschritte, haben Ihre Mitarbeiter mehr Zeit für die Aufgaben, die zum Unternehmenserfolg beitragen. Sinnvolle Aufgaben sorgen bei Ihren Mitarbeitern für mehr Erfüllung und mehr Spaß an der Arbeit. Das steigert unter anderem die Qualität der Arbeit jedes einzelnen und sorgt so für ein verbessertes „Wir-Gefühl“ im Unternehmen.
50 Vorteile durch elektronisches Dokumentenmanagement und digitale Archivierung
- Schnellerer Informationszugriff
- Beschleunigung der Arbeitsprozesse
- Verbesserte Transparenz von Vorgängen
- Verbesserte Controllingmöglichkeiten
- Verbesserter Kundenservice
- Verbesserte Qualität der Vorgangsbearbeitung
- Wegfall von Verteilerkopien
- Fehlerminimierung
- Verbesserte Dokumentensicherheit
- Weniger Dokumenten- und Informationsverlust
- Kostenreduktion bei wachsendem Geschäftsvolumen
- Geringerer Platzbedarf durch Einsparung von Archivräumen
- Entlastung der E-Mail-Systeme und E-Mail-Postfächer – Schaffen Sie interne E-Mails ab!
- Einheitliche Informationsplattform, keine Medienbrüche mehr
- Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und vereinbarter Compliance-Anforderungen
- Automatischer Aufbau einer unternehmensweiten, durchsuchbaren Wissensdatenbank
- Steigerung der Mitarbeitermotivation durch den Einsatz moderner Technologie
- Reduktion monotoner Ablage- und Suchtätigkeit, dadurch mehr Zeit für kreative und anspruchsvolle Aufgabenstellungen
- Übersicht über die Dokumentenentwicklung im Unternehmen
- Unterwegs stets Zugriff auf unternehmensrelevante Daten und Dokumente
- Reduzierung der Suchzeiten
- Reduzierung der Druck- und Zustellkosten
- Senkung der Mitarbeiterkosten
- Höhere Effizienz und Produktivität
- Höhere Kundenzufriedenheit
- Proaktive Datendeduplizierung: Jedes Dokument ist nur einmal in der Datenbank vorhanden und wird mit anderen Objekten verknüpft
- Optimale Kommunikation (Untereinander und mit Geschäftspartnern)
- Erkennbare Zeiteinsparungen
- Deutliche Kostenreduzierung
- Leistungsstarker Workflow
- Integration statt Insellösung
- Strukturiertere Geschäftsabläufe
- Übersicht über den Verlauf bzw. Weg der Dokumente im Unternehmen
- Vermeidung unnötiger Rückfragen bei Kollegen
- Kunden binden und begeistern
- Vertriebsergebnisse steigern
- Prozesse effizienter planen
- Qualität sichern
- Wettbewerbsvorteil ausbauen bzw. behalten
- Chaos auf dem Fileserver wird endlich beseitigt
- Fit für die Zukunft sein und so schnell auf neue Anforderungen reagieren können
- Gleichzeitiger Zugriff verschiedener Personen auf dieselben Informationen
- Optimale Anbindung des Außendienst (Servicemitarbeiter, Vertrieb etc.)
- Einheitliche Informations- und Kommunikationsplattform – keine Medienbrüche
- Schutz vor Feuer und Wasserschäden
- Sicherstellen der Zukunftsfähigkeit des Unternehmens
- Verbesserung der Zusammenarbeit im Unternehmen bei Krankheits- und Urlaubsvertretung
- Schaffung eines (verbesserten) „Wir-Gefühls“ im Unternehmen
- Steigerung der Attraktivität des Unternehmens für Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten und weitere Geschäftspartner
- Nachvollziehbarkeit verbessern
Vorteile aus Sicht der Geschäftsführung
Endlich haben Sie den vollen Überblick.
Sie als Geschäftsführer wollen in der Regel eins: sich schnell einen Gesamtüberblick verschaffen. Mit einem DMS haben Sie eine unternehmensübergreifende Sicht auf alle Projekte und Vorgänge. Das DMS ist zentraler Angel- und Wendepunkt im Unternehmen.
Vorteile aus Sicht des Vertriebs
Umsatzsteigerung durch Vertriebsvorgänge
Sie haben Überblick über alle Vertriebsvorgänge. Vom Erstkontakt des Kunden bis hin zum Status im aktuellen Projekt. Dies können Sie als Grundlage für Vertriebsanalysen nutzen. Eine Kopplung mit mobilen Endgeräten rundet den Nutzen ab. Sie haben so jederzeit Zugriff auf wichtige Unterlagen. Jegliche Korrespondenz, vom Auftrag über Telefonnotizen und Vermerken bis hin zur Rechnung, kann abgebildet werden. So halten Sie engen Kontakt zu Ihren Kunden und bereiten das nächste Geschäft gleich vor. So steigern Sie Ihren Umsatz.
Vorteile aus Sicht des Einkaufs
Verbesserung der Lieferantenbeziehungen
Auf einen Blick erfassen Sie die gesamte Einkaufskommunikation. Alle Belege wie Angebote, Aufträge, Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen sind dem entsprechenden Projekt zugeordnet. So können Sie jederzeit alles nachvollziehen. Nutzen Sie dies für die Qualifizierung und Klassifizierung von Lieferquellen. Dadurch erreichen Sie eine Verbesserung der Lieferantenbeziehung.
Vorteile aus Sicht der Buchhaltung
Endlich alle Belege griffbereit
Wichtige Dokumente wie Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen sind am richtigen Platz. Durch den Rechnungseingangsworkflow können Sie Rechnungen prüfen und freigeben. Die Kommunikation und Zusammenarbeit mit den Beteiligten läuft einfach und reibungslos ab. Das aufwendige Suchen des Beleges im Haus entfällt. Gesetzliche Archivierungsfristen halten Sie spielend und ohne Mühe ein.
Vorteile aus Sicht der IT/EDV
Integration statt Insellösung – weniger Administrationsaufwand – erhöhte Ausfallsicherheit
Dokumentenmanagementsysteme, die sich in die bestehende IT-Infrastruktur integrieren, erleichtern Ihnen die Arbeit. Die Administration von Dokumenten und Informationen wird durch ein logisches Rechte- und Sicherheitensystem unterstützt und vor allem erleichtert. Ein gutes DMS lässt sich im laufenden Betrieb sichern und trägt dazu bei, Insellösungen abzuschaffen. Ihr Administrationsaufwand verringert sich und Sie erhöhen die Ausfallsicherheit Ihrer IT.
Vorteile aus Sicht des Qualitätsmanagements
Qualitätsstandards spielend leicht einhalten
Verfahrensanweisungen, Projekthandbücher, Funktionsbeschreibungen, und und und. Es gibt wohl kaum eine dokumentenintensivere Sichtweise, als die des Qualitätsmanagements. Mit Hilfe eines DMS lassen sich all diese Dokumente gut sturkturiert ablegen und wieder finden. Neben der reinen Ablage gibt es hierfür vor allem die Möglichkeit, mit Versionsdokumenten zu arbeiten. All das ist nicht nur nützlich, sondern häufig Voraussetzung für Zertifizierungen und die zugehörigen Audits. In vielen Branchen wird bereits heute extrem viel Wert auf Zertifizierungen gelegt. Mit einem DMS sind Unternehmen hierfür bestens gerüstet.
Ein weiterer Aspekt der Qualitätssicherung in Unternehmen ist die Reklamationsbearbeitung. Alle Informationen jederzeit griffbereit in der digitalen Akte. Für jeden mühelos nachvollziehbar. Nutzen Sie das Reklamationsmanagement zur aktiven Kundenbindung.
Vorteile aus Sicht der Mitarbeiter
Schaffung eines (verbesserten) „Wir-Gefühls“ im Unternehmen
Der Zugriff auf benötigte Dokumente und Informationen ist endlich nicht mehr mit einer nervenaufreibenden Suche verbunden. Die Verteterregelung bei Urlaub oder Krankheit funktioniert endlich reibungslos. Die Reduzierung der monotonen Ablage- und Suchtätigkeiten sorgen für ein besseres Betriebsklima und mehr Spaß bei und vor allem an der Arbeit. Die Kommunikation im Team ist besser und dadurch sind die Arbeitsergebnisse um einiges produktiver. Das „Wir-Gefühl“ hat sich verbessert!
An einem Dokumentenmanagementsystem führt kein Weg vorbei!
Ich denke Sie stimmen mir spätestens jetzt zu:
Ein Dokumentenmanagementsystem ist vielseitig einsetzbar! Es führt kein Weg daran vorbei.
Keine Sorge. Sie müssen selbstverständlich nicht alle genannten Teilbereiche auf einmal angehen oder umkrempeln. Im Gegenteil. Schritt für Schritt sorgt für mehr Akzeptanz und Sie lernen die Möglichkeiten, die solch ein DMS bietet, immer besser kennen und nutzen.
Die Frage ist nur, wie viel Zeit, Geld und Nerven Sie bis dahin noch zu verschenken haben.
Checkliste: Bedarf an einem Dokumentenmanagementsystem
- Suchen Sie häufig Dokumente (Lieferscheine, Rechnungen, Schriftverkehr) und E-Mails in Ihrem PC bzw. auf Ihrem Server?
- Kommt es bei Ihnen vor, dass Sie auf Unterlagen zugreifen möchten, die gerade beim Kollegen oder gar in einer anderen Abteilung abgelegt sind?
- Sind Sie von der manuellen Ablage genervt?
- Rennt Ihnen im Tagesgeschäft manchmal die Zeit weg und Sie fragen sich, ob Sie genug Zeit für Ihre Kernaufgaben haben?
- Sie haben Schwierigkeiten, die Skontofristen Ihrer Lieferanten einzuhalten und diese so optimal zu nutzen?
- Verpassen Sie die Kündigungsfristen bei Ihren laufenden Verträgen (Mobiltelefone, Leasing, Versicherungen, Telefonanlage etc.)?
- Sie können die die Anfragen Ihrer Kunden und Lieferanten nicht in einem angemessenen Zeitrahmen bearbeiten?
- Die Vertretung im Urlaubs- oder Krankheitsfall klappt nicht reibungslos. Haben die Kollegen Mühe, auf alle relevanten Unterlagen zuzugreifen?
- Suchen Sie des Öfteren Unterlagen zu einem laufenden Auftrag oder Projekt?
- Ist Ihr Außendienst optimal ans Unternehmen an- und eingebunden?
Falls Sie ein oder mehrere Fragen mit Ja beantwortet haben, so können Sie Ihre Tagesabläufe und Geschäftsprozesse durch den Einsatz eines Informations- und Dokumentenmanagement- sowie Workflowsystems vereinfachen.
Vorsicht Falle!
Achtung: Nicht jedes DMS bietet all diese Vorteile. Drucken Sie sich einfach diese Liste aus und markieren Sie sich, welche Punkte für Sie entscheidend sind. Daraus ergibt sich ein Anforderungsprofil für Sie und Sie können die verschiedenen Systeme bewerten.
Für viel entscheidender halte ich allerdings den Prozess selber. Eine Kernprozessanalyse hat sich zu Beginn eines solchen Projektes als sehr sinnvoll und gewinnbringend herausgestellt. Denn nur, wenn Sie wissen, welche Prozesse Sie optimieren möchten, werden Sie den meisten Nutzen aus einem DMS ziehen.
Ein DMS ist nicht nur einfach ein Stück Software. Das richtige DMS wird in Ihrem Unternehmen zur Schaltzentrale für den weiteren Erfolg. Erst wenn Sie Dokumentenmanagement leben, werden Sie das volle Potential entfalten.
Zweifel oder Erfahrungen?
Gibt es Bereiche oder Abteilungen in Ihrem Unternehmen, in denen Sie zwar das Gefühl haben, etwas besser machen zu können? Dennoch zweifeln Sie, ob ein DMS der richtige Weg ist bzw. Ihnen dabei helfen kann?
Schreiben Sie mir doch einfach Ihre Ideen und Zweifel per E-Mail. Ich werde auf jeden Fall darauf antworten!
Sie haben bereits ein DMS im Einsatz? Welche Vorteile sind für Sie am entscheidensten? Was vermissen Sie bei Ihrem jetzigen DMS? Schreiben Sie mir eine E-Mail oder hinterlassen Sie mir einen Kommentar.
