Denken Sie heute noch einmal an Ihr geschäftliches E-Mail Postfach. Entweder an das allmorgendliche, oder viel schlimmer an das Postfach nach ein paar Tagen Abwesenheit oder Urlaub. Wie sieht es aus? VOLL! Einfach nur voll. Sie denken, das lässt sich nicht vermeiden oder zumindest verbessern?
Ich stimme Ihnen zu. Externe E-Mails wird und soll es immer geben. Wir alle nutzen dieses Medium sehr gerne und genießen die Vorteile. Und wenn wir ehrlich sind: Auf die Informationen, die wir so erhalten, wollen oder können wir größtenteils auch nicht ganz verzichten.
Aber gibt es nicht vielleicht einen Weg, die Zahl etwas zu reduzieren, oder zumindest die Übersichtlichkeit zu verbessern?
Nochmal zurück zu Ihrem Postfach. Woher kommt diese E-Mail Flut? Wer sind die Absender? Sind es nicht überwiegend E-Mails von Menschen aus dem eigenen Unternehmen? Woher kommt das?
Ein typisches Beispiel aus der Praxis: E-Mail weiterleiten
Sie erhalten vom Kunden ein wichtiges Dokument per E-Mail geschickt. Um nun Ihr ganzes Team zu informieren, schicken Sie die E-Mail an alle betroffenen Kollegen. Nehmen wir an, es handelt sich um sechs Kollegen. Sie leiten die E-Mail also weiter. Dabei werden sechs neue E-Mails erzeugt.
Sind wir mal ehrlich: Das ist doch so, als ob Sie einen Brief eines Kunden sechs Mal kopieren, in einen Briefumschlag stecken und dann den sechs Kollegen auf den Schreibtisch legen. Im Endergebnis haben wir jetzt sieben Dokumente. Die Original-E-Mail und dann noch sechs weitere E-Mail Kopien.
Richtig spannend wird es, wenn sich Ihr siebenköpfiges Projektteam jetzt über die E-Mail des Kunden unterhält. Per E-Mail natürlich. Sie können sich sicherlich vorstellen, dass hier schnell 50, 100 oder sogar mehr interne E-Mails zusammen kommen. Vor allem, wenn jetzt auch noch mit CC (weitere Mitarbeiter in Kopie setzen) gearbeitet wird.
Ein weiteres Beispiel: Chef und Assistentin
Sie bekommen von Ihrer Assistentin viele E-Mails am Tag. Teils weitergeleitete E-Mails und teilweise Dokumente per E-Mail. Wie sieht Ihr Posteingang bei zehn E-Mails jetzt aus? Richtig, als Absender steht immer der Name Ihrer Assistentin da. Dann ein Betreff. Entweder der Betreff der weitergeleiteten E-Mail oder aber der Betreff Ihrer Assistentin, der auf den Inhalt hinweisen soll.
Ein Hauptproblem bei den weitergeleiteten E-Mails ist also, dass Sie gar nicht sehen, von wem die E-Mail ursprünglich ist. Und bei den E-Mails mit Dokumenten ist das Problem, dass Sie nicht sofort wissen, was für ein Dokument angehängt ist. Sie können also gar nicht sicher entscheiden, welche E-Mail überhaupt wichtig ist und in welcher Reihenfolge Sie die E-Mails bearbeiten sollen. Sie müssen also zuerst alle E-Mails öffnen und lesen. Einfach und schnell ist anders.
Keine internen E-Mails mehr
Dem Kollegen eine E-Mail schicken? Oder die E-Mail eines Kollegen weiterleiten, firmenintern? Nein, das gibt es bei uns nicht! Wir bei SOLOX haben die internen E-Mails schon vor elf Jahren abgeschafft.
Sie fragen sich nun sicherlich, wie wir dann kommunizieren? Telefonieren wir zu allen Themen, oder räumen persönliche Besprechungen ein? Das kann wohl kaum der Alltag sein. Schließlich sind viele unserer Mitarbeiter zu unterschiedlichen Zeiten im Büro.
Wir haben uns entschlossen, ein Informations- und Dokumentenmanagement als zentrale Plattform einzuführen. Und im Zuge dessen haben wir auch gleich das Versenden interner E-Mails abgeschafft.
Nehmen wir also noch einmal obiges Beispiel. Es kommt eine E-Mail mit einem wichtigen Anhang vom Kunden rein. Nun geben Sie entweder diese E-Mail mit Anhang an die entsprechenden Kollegen weiter oder eben auch nur den Anhang. Natürlich geben Sie die E-Mail mit einer Anmerkung weiter.
Stellen Sie sich das einfach wie diese kleinen gelben Haftnotizen vor. Die Anmerkung „klebt“ dann quasi an der E-Mail. Somit haben Sie auf das Erzeugen von Kopien verzichtet und es gibt nur exakt diese eine E-Mail, nämlich das Original, bei Ihnen im Unternehmen.
Jetzt werden Sie vielleicht sagen, wo ist denn der Unterschied? Ich leite ja trotzdem etwas weiter. Richtig! Aber Sie erzeugen keine unnötigen Kopien und vor allem sehen die Kollegen gleich, von wem die E-Mail stammt. Nämlich vom Kunden. Diese Information, also quasi der ursprüngliche Absender, wird bereits in der Posteingangsliste angezeigt.
Im ersten Beispiel ohne Dokumentenmanagementsystem dagegen, waren Sie der Absender und Ihre Kollegen konnten ohne Öffnen der E-Mail nicht erkennen, von wem diese ursprünglich war. Und denken Sie bitte auch daran, das im obigen Beispiel sechs Kopien erzeugt wurden. Das bedeutet, dass mehr Speicherplatz in Anspruch genommen wird und dass diese Daten auch alle gesichert werden müssen. Die Datensicherung läuft entsprechend länger.
Beim zweiten Beispiel wird es noch deutlicher. Sie sehen jetzt in Ihrem Eingang zwar auch wieder die gleiche Anzahl an Dokumenten, aber genau darin liegt der Unterschied – es geht um Dokumente! Zum einen liegen die Original-E-Mails in Ihrem Eingang. Also nicht weitergeleitet von Ihrer Assistentin, sondern die Original-E-Mail mit einer Anmerkung. Sie können so also den Absender der E-Mail erkennen.
Die anderen Dokumente sind jetzt nicht mehr E-Mails mit Anhängen, sondern gleich die richtigen Dokumente. PDFs, gescannte Rechnungen, Word und Excel, etc. Auch wenn Sie vielleicht noch kein konkretes Bild vor Augen haben, wie so ein System genau aussieht, so spüren Sie sicher bereits den Vorteil. Sie können gleich anhand der Dokumentenklasse entscheiden, welche Dokumente für Sie wichtig sind. Und bei den E-Mails sehen Sie gleich den ursprünglichen Absender. So können Sie schnell und zielgerichtet die richtige Entscheidung treffen.
Sie sparen so richtig viel Zeit und Arbeit.
Mit Sicherheit das richtige Dokument
Und haben Sie folgende Situation nicht auch schon einmal erlebt: Sie lesen ein angehängtes Dokument in einer E-Mail, zum Beispiel einen Vertrag, ein Konzept oder eine Dokumentation. Sie machen sich Gedanken dazu, und beginnen eventuell gar schon mit Anmerkungen und Verbesserungsvorschlägen. Und was Sehen Sie plötzlich bei der weiteren Durchsicht Ihrer nachfolgenden E-Mails? Inzwischen gab es bereits eine weitere E-Mail, mit einem aktuelleren Dokument… Sie haben also die ganze Zeit ein bereits veraltetes Dokument studiert! Ärgerlich? Allerdings!
Das lässt sich vermeiden!
In einem Dokumentenmanagementsystem arbeiten alle mit dem Originaldokument weiter. Das ist ein großer Vorteil! Somit lesen und bearbeiten Sie immer mit Sicherheit die gültige, aktuelle Version.
Die Kommunikation zu diesem Dokument erfolgt ausschließlich über die elektronischen Haftnotizen am Originaldokument. Diese sind mit einem Zeitstempel versehen und unveränderbar. So bleibt es auch bei vielen Diskussionen nur ein Dokument und die ganze Kommunikation kann jederzeit mühelos nachvollzogen werden. Außerdem erkennen Sie sofort, wer das Dokument gelesen und bearbeitet hat und an wen es im Unternehmen weitergereicht wurde.
Ein zusätzlicher Vorteil ist, dass unsere E-Mails alle direkt im Dokumentenmanagement liegen und nicht in irgendwelchen E-Mail Programmen oder E-Mail Archiven. E-Mails sind einfach eine weitere Dokumentenklasse. Sowie Notizen oder Office-Dokumente.
Dokumente stehen in Zusammenhang zu Adressen, Vorgängen und Projekten
In einem DMS (Dokumentenmanagementsystem) werden alle Objekte in einer Datenbank abgelegt. Adressen, Ansprechpartner, Vorgänge und Projekte sind weitere Objektklassen. So ist es möglich, dass Dokumente diesen Adressenklassen zugeordnet werden. Und zwar automatisch! Somit stehen alle Dokumente im Zusammenhang zu Adressen und Prozessen allen Mitarbeitern zur Verfügung.
Produktivität erhöhen
Können Sie sich vorstellen, wie viele interne E-Mails wir in den letzten zehn Jahren dadurch bereits eingespart haben?
Können Sie sich vorstellen, wie viel schneller wir unsere Informationen zu bestimmten Vorgängen finden?
Können Sie sich jetzt vorstellen, wie schlank und effizient unsere Organisationstruktur ist und was wir dadurch bereits eingespart haben?
Können Sie sich vorstellen, wie wir so unsere Produktivität um ein Vielfaches erhöht haben?
Wir lieben es ohne interne E-Mails zu arbeiten. Und wir lieben unser DOCUframe. Denn ohne unser Informations- und Dokumentenmanagementsystem wären diese Vorteile nicht umsetzbar. Erfahren Sie, was ist DOCUframe.
