Es gibt sicherlich viele verschiedene Stellen im Unternehmen, an denen Arbeitsabläufe optimiert werden können. Ich möchte Ihnen heute ein Beispiel aus dem Vertriebsinnendienst geben.

Der Verkaufsprozess früher – Kundenanfrage

Ein Kunde ruft an und wünscht ein Angebot über einen neuen Bildschirmarbeitsplatz für Frau Müller. Der Vertriebsinnendienst nimmt die Anfrage entgegen.

Als nächstes wird in der Warenwirtschaft ein passendes Angebot geschrieben. Dieses Angebot wird als PDF abgespeichert. Nun erstellt der Kollege eine E-Mail und schreibt einen entsprechenden Text. Das Angebot wird (hoffentlich) angehängt.

Zur Nachverfolgung schreibt er sich auf einen Schmierzettel den Kundennamen. Wir hoffen einfach mal, dass er es nicht vergisst, den Kunden anzurufen.

Der Kunde meldet sich jetzt per E-Mail und hat eine Rückfrage. Diese E-Mail liegt im Posteingang des Mitarbeiters. Nachdem der Kunde eine Stunde lang nichts gehört hat, ruft er an.

Er landet beim Kollegen. Denn der ursprüngliche Bearbeiter ist nicht da. Die Frage, ob man ihm die Antworten auf die Fragen in seiner E-Mail geben könne, wird verneint.

Denn die E-Mail liegt ja im Posteingang des Kollegen und darauf hat er keinen Zugriff. Unbefriedigend!

Der Verkaufsprozess heute

Und nun, wie wir das bei uns im Systemhaus mit DOCUframe lösen.

Ein Kunde ruft an und wünscht ein Angebot über einen neuen Bildschirmarbeitsplatz für Frau Müller. Der Vertriebsinnendienst nimmt die Anfrage entgegen.

Der Vertriebsvorgang – die digitale Akte

Als erstes erstellt der Mitarbeiter einen Vertriebsvorgang.

Dieser Vertriebsvorgang ist einer Adresse und einem Ansprechpartner zugeordnet. Hier notiert sich der Mitarbeiter auch das Besprochene. Bei der Erzeugung des Vertriebsvorgangs wurde dem Mitarbeiter ein Eintrag im Kalender für das Nachfassen in drei Tagen erstellt.

Am Termin selber ist der ganze Vorgang angeheftet. So muss man sich nicht alle Daten mühselig manuell heraussuchen.

Anschließend erstellt er in der Warenwirtschaft das passende Angebot. Dieses Angebot wird nun auf einem Archivdrucker als PDF ins DOCUframe gedruckt. Der Beleg beinhaltet unter anderem folgende Daten: Kundennummer, Vorgangsnummer, Belegnummer.

Die automatische Zuordnung zur digitalen Akte

Anhand der Belegnummer erkennt DOCUframe, dass es sich um ein Angebot handelt. Durch die Vorgangsnummer findet die Zuordnung zum Vertriebsvorgang statt. Die Kundenummer sorgt für die passende Zuordnung und Ablage des Beleges beim Kunden im Unterordner Belege/Angebote.

Dies alles passierte vollautomatisch – ohne Zutun des Mitarbeiters.

Der Versand des Angebotes per E-Mail

Als nächstes benutzt der Mitarbeiter die Funktion „Beleg mailen“.  DOCUframe weiß ja bereits, dass es sich um ein Angebot handelt und nutzt deshalb die globale E-Mail Vorlage für Angebote.

Es muss auch keine E-Mail Adresse des Empfängers mehr eingegeben werden. Denn der Vetriebsvorgang ist ja bereits dem Ansprechparter zugeordnet.

Also weiß die Software auch, an wen das Angebot geschickt werden soll. Eine Änderung ist selbstversändlich möglich.

Die E-Mail wird auch automatisch dem Vertriebsvorgang, der Adresse und dem Ansprechpartner zugeordnet.

Sie merken schon, wie aufwendig es ist, diese ganze Schritte zu beschreiben. Denn das passiert alles vollkommen automatisch im Hintergrund, ohne dass der Mitarbeiter einen zusätzlichen Arbeitsaufwand hat.

Jetzt noch schnell den Text der E-Mail anpassen. Übrigens kann es nicht passieren, dass es vergessen wird, das Angebot mitzuschicken. Denn das hat DOCUframe schon automatisch angehängt.

Nun noch auf Senden klicken.

Die Rückfrage des Kunden

Der Kunde hat Rückfragen per E-Mail. Da die E-Mail Adresse des Kunden bekannt ist, findet sofort wieder im Hintergrund die Zuordnung der E-Mail zur Adresse, dem Ansprechpartner und zum Vertriebsvorgang statt.

Auch hier ruft der Kunde wieder an und fragt nach. Der Kollege nimmt den Anruf entgegen. Er öffnet das Angebot aus dem Vertriebsvorgang und beantwortet sofort die Fragen des Kunden.

Dieser bestellt gleich am Telefon. Es wird ein Eintrag im Vertriebsvorgang vorgenommen, die Ware bestellt und ein Termin zur Auslieferung fixiert.

Die erstellte Auftragsbestätigung wird wieder ins DOCUframe gedruckt und dem Kunden per E-Mail geschickt. Dieser Prozess läuft analog des Verschickens des Angebotes ab.

Der Vertriebsvorgang wird am Ende durch den Rechnungsdruck erfolgreich abgeschlossen. Sollte es zu einer Reklamation kommen oder aber man möchte den Vorgang später einmal nachvollziehen können, so ist das jederzeit möglich.

Die Vorteile, Arbeitsabläufe zu optimieren

Ich denke, Sie können sich vorstellen, welches Potential das Optimieren von Arbeitsabbläufen mit sich bringt.

• Verbesserte Kommunikation, intern und extern
• Erkennbare Zeiteinsparungen
• Deutliche Kostenreduzierung
• Hohe Transparenz
• Leistungsstarker Workflow
• Integration statt Insellösung
• Erkennen neuer Nutzenpotentiale
• Vermeidung von Fehlern
• Höhere Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit
• …

Welche Arbeitsabläufe möchten Sie optimieren?

Überlegen Sie doch einmal, welche Punkte Ihnen im Unternehmen am meisten unter den Fingernägeln brennen und rufen Sie mich an oder schreiben Sie mir. Ich freue mich auf einen interessanten und regen Austausch.

In meinem Artikel Arbeitsabläufe optimieren – Checklisten finden Sie wertvolle Hinweise zur Vorgehensweise.

Förderung unternehmerischen Know-hows

Dem Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) ist die Brisanz dieses Themas bewusst. Deswegen gibt es ein Programm zur Förderung unternehmerischen Know-hows. Ein Beispiel hierfür ist unsere Kernprozessanalyse.

Als unser Beratungskunde profitieren Sie vom Einsatz einer erfahrenen Unternehmensberatung, denn wir helfen Ihnen, den Antrag auf diese Fördermittel zu stellen. Lassen Sie sich die Förderung nicht entgehen.

Weiter Informationen direkt bei der BAFA oder Sie rufen mich einfach unter 09353 985460 an.